Samverkansprojekt

Under programperioden 2007-2013 eftersträvas mer samverkan och större projekt i genomförandet av de operativa programmen för regional konkurrenskraft och sysselsättning. Projekten finansieras med medel ur Europeiska regionala utvecklingsfonden.

I ett samverkansprojekt går två eller flera parter samman för att genomföra ett stort sammanhållet projekt. Alternativet är att varje part på egen hand ansöker om stöd för separata projekt med likvärdiga upplägg. I ett samverkansprojekt utser parterna gemensamt en sökande som blir stödmottagare/
projektägare.
 
Ett syfte med samverkansprojekt är att uppnå stordrifts-fördelar i verksamheten. Flera parter ska kunna ta del av stödet. 
 
Samtliga delar av ett samverkansprojekt ska genomföras inom ramen för strukturfondsbestämmelserna, särskilt reglerna om offentlig upphandling.

Läs mer om regler för offentlig upphandling

Läs mer om statsstöd

Kriterier för samverkansprojekt

• Samtliga parter ska vara namngivna redan i ansökan om stöd.
• Enbart aktörer som själva kan vara stödmottagare får ingå som part i ett samverkansprojekt.
• Ett samverkansprojekt får inte bildas för att kringgå offentlig upphandling.
• Alla parter ska ta del av stödet (stödmottagaren får del av stödet direkt och parterna indirekt)

Ärendehantering av samverkansprojekt

• Stödmottagaren ansvarar tillsammans med parterna för att upprätta ett samverkansavtal. Förvaltande myndighet (Tillväxtverket) är inte avtalspart.
• Stödmottagaren ska bifoga en kopia på upprättat sam-verkansavtal vid ansökan om stöd. Senast vid första ansökan om utbetalning ska kopia på undertecknat sam-verkansavtal skickas till förvaltande myndighet.
• I ett samverkansprojekt är det viktigt att stödmottagaren har rätt kapacitet för projektledning, verksamhets-organisering och projektredovisning.
• Stödmottagaren ansvarar gentemot förvaltande myndighet för att samla in underlag från parterna och sammanställa det i ansökan om utbetalning.
• Parterna ska fakturera faktiska kostnader, inga vinstpåslag godkänns.
• Större materiella investeringar inom projektet ska köpas in och ägas av stödmottagaren.
• Förvaltande myndighets kommunikation i ärendet sker med stödmottagaren.
• Förvaltande myndighet kan göra kontroller på plats både hos stödmottagaren och hos parterna. Kontroller kan även utföras av nationella kontroll- och revisionsorgan samt från EU:s institutioner.
• Stödmottagaren är återbetalningsskyldig för felaktigt utbe-talda EU-medel. Eventuella återkrav av stöd ur den Euro-peiska regionala utvecklingsfonden kommer att begäras från stödmottagaren. Återkrav riktas inte mot samverkans-parterna även om felet uppkommit hos dem.

Samverkansavtalet

Stödmottagaren ansvarar för att upprätta ett samverkansavtal tillsammans med parterna. Samverkansavtalet är en förut-sättning för att projektet ska godkännas som ett samverkans-projekt. Avtalet ska innehålla förvaltande myndighets ska-krav och bör innehålla bör-kraven. Förvaltande myndighet är inte avtalspart. Utöver nedanstående ska- och bör-krav får par-terna komma överens om avtalets utformning och innehåll.

Ett samverkansavtal innebär:

• En tydlig hänvisning till stödbeslutet — stödmottagaren ska skicka kopia på beslut om stöd till parterna.
• Att ändring av avtalet förutsätter att stödmottagaren i förväg fått ett godkännande från förvaltande myndighet
• Att parterna åtar sig att följa nationella och EU-rättsliga bestämmelser om stöd ur den Europeiska regionala utvecklingsfonden.
• Att parterna åtar sig att följa förvaltande myndighets villkor för stödet.
• Att parterna åtar sig att vid inköp av varor och tjänster i projektet följa bestämmelser om offentlig upphandling, eller då upphandling inte krävs, affärsmässiga villkor.
• Att parterna åtar sig att följa bestämmelser om informa-tionskrav och offentliggörande av EU-projekt (EU-logotype etc).
• Att parterna åtar sig att spara handlingar och uppgifter om projektet, inklusive räkenskapshandlingar, till och med 31 augusti 2020
• Att parterna godkänner att företrädare för förvaltande myndighet, nationella revisions- och kontrollorgan (bland andra ESV) samt EU:s institutioner får rätt att utföra granskning och kontroll på plats hos parterna.
• Att parterna godkänner beslutad eller författningsreglerad uppföljning och utvärdering av projektet.

Ett samverkansavtal bör innehålla:

• Beskrivning av rutiner för fakturering inom projektet och rutiner för fördelning av stödet.
• Upplysning att förvaltande myndighet har rätt att avgöra om aktivitet eller kostnad är stödberättigande eller inte.
• Att parterna endast kan rekvirera faktiska kostnader och därmed inte ta med ev vinstpåslag.
• Reglering av vad som sker om kostnader ej bedöms vara stödberättigande. Ska varje part själv till 100 procent finansiera de kostnader som förvaltande myndighet inte godkänner?
• Reglering av vad som sker vid eventuella återkrav. (Stödmottagaren är ensam återbetalningsansvarig gentemot förvaltande myndighet/EU). Vad sker vid parts konkurs? Vad sker vid oegentlighet? Solidariskt ansvar? Delat ansvar? Regressrätt? Ska stödmottagaren bära all risk?
• Om parterna ska bistå stödmottagaren vid läges- och slutrapportering
• Dokumenthanteringsrutiner.
• En hänvisning till förvaltande myndighets hemsida det vill säga www.tillvaxtverket.se/eu-program

Redovisningsmetoder

Nedan presenteras två olika metoder för redovisning av samverkansprojekt.
 

Faktureringsmetoden

Samtliga kostnader ska vara betalda och bokförda hos stödmottagaren, även om de medverkande parterna har erlagt kostnader för projektets räkning. Parterna vidarefakturerar sina respektive kostnader till stödmottagaren.

Varje parts kostnader faktureras till stödmottagaren genom en samlingsfaktura där alla fakturakopior och annat styrkande underlag finns med. Endast faktiska kostnader hos parter ligger till grund för stöd, inga vinstpåslag eller andra påslag får göras.

Kostnaderna ska faktureras exklusive moms. Den fakturering av kostnader mellan parter i ett samverkansprojekt som görs kan närmast jämställas med rekvisition av bidragsmedel. Någon motprestation i form av tillhandahållande av skattepliktiga varor eller tjänster torde inte förekomma och därmed ingen skattepliktig omsättning enligt mervärdesskattelagen. Kontakta Skatteverket vid osäkerhet om momsen.

Stödmottagaren sammanställer allt underlag till ansökan om utbetalning som lämnas in till förvaltande myndighet. I ansökan om utbetalning ska även parternas kostnader redovisas under det kostnadsslag som kostnaden avser och inte som en totalsumma under kostnadsslaget köp av tjänst.

Parterna redovisar följande underlag till stödmottagaren:

• Samlingsfaktura, med specificering av kostnaderna fördelat på kostnadsslag.
• Avstämningsunderlag (konto för konto) där varje underliggande faktura specificeras. Avstämningsunderlaget ska stämma med parts huvudbok.
• Parts huvudbok i kopia.
• Tidredovisning med timkostnadsberäkning samt löne-specifikation för parts egen personal, med uppgift om eventuellt kollektivavtal. Tidredovisning ska göras på förvaltande myndighets formulär

Ladda ner formulär för tidsredovisning

• Fakturakopior på faktiska kostnader, med specificering (vid köp av tjänst: när tjänsten utförts, vem som utfört tjäns-ten, nedlagd tid, timkostnad samt vilken typ av tjänst som utförts).
• Kopior på upphandlingsunderlag alternativt dokumentation som visar att kostnader uppkommit på affärsmässiga villkor.
• Indirekta kostnader

Läs mer indirekta kostnader

Exempel 1

I exemplet ovan har alla parter samma kontanta medfinan-sieringsgrad 65 procent.
 
Samverkanspart medfinansierar projektet med en faktisk inbe-talning av kontanta medel till stödmottagaren. Stödmottagaren betalar belopp till samverkanspart enligt summan på
samlingsfakturan. Mellanskillnaden på 35 procent motsvarar stödandel från Europeiska regionala utvecklingsfonden.

Exempel 2, avräkning

Skillnaden i exempel 2 jämfört med exempel 1 är att stödmot-tagaren betalar Europeiska regionala utvecklingsfondens stödandel, exempelvis 35 procent av samlingsfakturan till samverkanspart och resterande del redovisas som kontant medfinansiering.

Trots att 65 procent av fakturan inte har betalats av stöd-mottagaren bedöms denna summa som faktiska kostnader i projektet och inte som bidrag i annat än pengar. Därför ska den resterande delen, det vill säga 65 procent redovisas som kontant medfinansiering i ansökan om utbetalning till förvalt-ande myndighet.

Stödmottagaren ska redovisa samverkansparternas kostnader (65 %+35 %= 100 %) som faktiska. Samverkanspartens kostnader ska alltså inte redovisas som bidrag i annat än pengar.

Rekvireringsmetoden

Det som gäller för faktureringsmetoden gäller även för rekvi-reringsmetoden förutom vissa skillnader. Den stora skillnaden är att ingen fakturering behöver ske mellan part och stödmot-tagare. Bokföring och betalning sker hos respektive part.

Parterna ska ha separat projektredovisning i sina respektive ekonomisystem. Parterna sammanställer sina respektive kostnadsunderlag och skickar en rekvisition till stödmot-tagaren. Stödmottagaren sammanställer samtligas redovis-ningar till en total projektredovisning och skickar ansökan om utbetalning till förvaltande myndighet. Stödmottagaren erhåller stödet och överför i sin tur medel till respektive part.

Ingår parter och stödmottagare i en och samma koncern kan samma projektkod användas i stödmottagarens ekonomisystem för både stödmottagarens och parternas kostnader.

Exempel 3, rekvireringsmetod