Stödberättigande kostnader

Under nedanstående avsnitt följer en beskrivning av grundläggande krav för stödberättigande kostnader, exempel på sådana samt exempel på kostnader som inte är stödberättigande.

Grundläggande krav för stödberättigande kostnader

Stöd får betalas ut endast om utgifterna har betalats av stödmottagaren och är stödberättigande. (SFS 2007:14 12 §)

Direkta kostnader är stödberättigande om de:
(SFS 2007:14 15 §)

• har uppkommit och är nödvändiga för projektets genomförande
• har uppkommit under projektperioden
• har bokförts hos stödmottagaren
• kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur dennes redovisning
• har uppkommit efter offentlig upphandling eller, om stödmottagaren inte är upphandlande enhet, på i övrigt affärsmässiga villkor

Kostnadsslag

Kostnader ska budgeteras och redovisas på följande kostnadsslag: (Tillväxtverkets föreskrifter 14 §)

1. Personal
2. Köp av tjänst
3. Lokal
4. Investeringar
5. Övriga kostnader
6. Offentliga bidrag i annat än pengar

Personal

Kostnadsslaget Personal avser lönekostnader för personer som är anställda av stödmottagaren och deltar direkt i projekt-arbetet. Stödberättigande lönekostnad avser den tid den anställde arbetar i projektet. (Tillväxtverkets föreskrifter 15 §)

Lönekostnader avser lön samt lönebikostnader[1]. Tidredovis-ning ska göras för alla personer som arbetar deltid i projektet och ska intygas av den anställde. Behörig företrädare för stödmottagaren eller projektet ska bekräfta tidredovisningens riktighet. Tidredovisningen ska lämnas in på fastställd blankett för tidredovisning som finns för nedladdning på www.tillvaxtverket.se.

För personal som arbetar del av sin arbetstid i projektet ska en timlön beräknas. Detta görs på blankett för tidredovisning. Lönespecifikation eller motsvarande ska lämnas i samband med ansökan om utbetalning vid första tillfälle som kostnaden före-kommer.

Sjuklön som stödmottagaren betalar för de anställda i projektet är stödberättigande till den del motsvarande tiden som är redovisat på projektet

[1] Lönebikostnader är semesterersättning samt sociala avgifter enligt kollektivavtal

Köp av tjänst

Köp av tjänst är då stödmottagaren köper tjänster utifrån, externa tjänster.Vid den typen av köp uppkommer ofta krav på upphandling. Av fakturorna ska det framgå vilken tjänst som utförts, nedlagd tid och timkostnad. (Tillväxtverkets före-skrifter 16 §)

Utgifter för underleverantörskontrakt eller konsultavtal är inte stödberättigande, om anlitande av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde. (SFS 2007:14 17 §)

Lokalkostnader

Hyra för lokaler som stödmottagaren nyttjar för genomförandet av projektet är stödberättigande. (Tillväxtverkets föreskrifter 17 §)

Hyresavtalet ska om möjligt skickas in redan med ansökan, men om detta inte är möjligt ska det bifogas vid den första ansökan om utbetalning där kostnaden tas upp.

Kostnader för lokaler som stödmottagaren äger själv kan vara stödberättigande om det finns en modell för att räkna ut driftskostnaden för den del som projektet använder. Räntor och amorteringar får inte ingå i modellen. I total fastighets-kostnad ingår driftskostnader såsom el, vatten, värme och avskrivningar.

 Exempel:

           Lokalkostnad= Totalkostnad x Nyttjad yta i projektet
          ————————————————————————
                                        Total yta i m²

Under kostnadsslaget lokalkostnader redovisas direkta lokalkostnader. Om lokalkostnaderna ingår i modell för indirekta kostnader ska de redovisas under kostnadsslaget övriga kostnader.

Investeringar

Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, det vill säga som inte är av karaktären förbrukningsmaterial. Investeringar bör ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst tre år. Även uppförande av byggnader och köp av byggnad är en form av investering.

Investeringar som belastar projektet ska vara godkända och budgeterade i beslutet. De är i normalfallet stödberättigande i sin helhet. Det kan finnas tillfällen då endast avskrivnings-kostnaden är stödberättigande. (Tillväxtverkets föreskrifter
18 §)

Om investeringen säljs eller förs över till annan verksamhet under projektperioden måste intäkten redovisas i projektet.

Övriga kostnader

Kostnadsslaget övriga kostnader består av sådant som inte kan delas upp i de övriga kostnadsslagen. Exempel på sådana kostnader kan vara indirekta kostnader, representation, mark-nadsföring, kontorsmaterial, resor och logi.  (Tillväxtverkets föreskrifter 19 §)

Kostnader för tryckning av broschyrer, visitkort, annonsering med mera är stödberättigande om följande finns med:

• Den europeiska unionens emblem
• En hänvisning till Europeiska unionen
• En hänvisning till Europeiska regionala utvecklingsfonden
• Ett uttalande som lyder "En investering för framtiden"

För små reklamföremål räcker det med emblemet och en hän-visning till Europeiska unionen. Tryckningen ska göras enligt de grafiska riktlinjerna. (EG 1828/2006 art 9)

Gå till Grafiska riktlinjer

Offentliga bidrag i annat än pengar

Offentliga bidrag i annat än pengar kan endast godkännas som stödberättigande kostnader om bidraget består i tillhanda-hållande av fastigheter, lokaler, utrustning, material, forskning eller förvärvsarbete. (SFS 2007:14 19 §).

De behandlas som en kostnad i projektet men betalas normalt inte av stödmottagaren. Kostnaden finns redovisad hos någon annan organisation som i projektet räknas som medfinansiär. Ett exempel kan vara en kommun som bidrar i projektet med att tillhandahålla lokaler för projektets verksamhet. Kostnaden tas upp i kostnadsbudgeten under offentliga bidrag i annat än pengar och redovisas samtidigt i finansieringsplanen på mot-svarande ställe.

För att verifiera denna medfinansiering vid ansökan om utbe-talning krävs underlag från den aktör som bokför och betalar kostnaden. I de fall kostnaderna består av löner, ska det verifieras med tidredovisning enligt blankett för tidredovisning som finns för nedladdning på sidan Blanketter och dokument.

Gå till Blanketter och dokument

Timlönen beräknas på samma sätt som för kostnadsslaget personal. (Tillväxtverkets föreskrifter 9 §)

Ett bortfall av offentliga bidrag i annat än pengar i förhållande till beslut och budget kan leda till att också stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden reduceras.

Kostnader som i vissa fall kan vara stödberättigande

En del kostnader kan vara stödberättigande under vissa förutsättningar men inte sägas vara stödberättigande för samtliga projekt. Om nedanstående kostnader kan vara aktu-ella för ett planerat projekt bör programkontoret kontaktas redan vid ansökningsförfarandet.

Begagnade inventarier

Begagnade inventarier är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda:

1. Säljaren har lämnat ett intyg som beskriver utrustningens ursprung och styrker att den inte har köpts med hjälp av offentliga svenska bidrag eller EU-bidrag.
2. Priset på den begagnade utrustningen överstiger inte marknadsvärdet samt är lägre än kostnaden för liknande ny utrustning.
3. Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfyller tillämpliga normer och standarder. (SFS 2007:14 20 §)

Inköp av fastighet med eller utan byggnad

Köp av obebyggda och bebyggda fastigheter är stödberättigande om:

1. Kostnaderna utgör högst tio procent av de totala stödberättigande kostnaderna
2. Det finns en direkt koppling mellan köpet och syftet med projektet
3. Stödmottagaren styrker att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet
4. Det inte har beviljats några nationella bidrag eller gemenskapsbidrag (gäller för bebyggda fastigheter) för byggnaden under de senaste tio åren

Kostnader för köp av obebyggda fastigheter för miljöskydds-insatser är stödberättigande endast om köpet har godkänts av förvaltande myndighet (programkontoret). Fastigheten ska användas för det avsedda ändamålet under den tidsrymd som fastställs i godkännandet. Fastigheten får inte användas för jordbruk. (SFS 2007:14 21 och 22 §§)

Leasingavgifter

Leasingavgifter är stödberättigande upp till marknadsvärdet för tillgången. Sökanden ska själv visa marknadsvärdet senast vid första ansökan om utbetalning. Marknadsvärdet kan exempelvis visas genom prisjämförelser på Internet. (SFS 2007:14 24 §)

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader utgörs av kostnader som inte direkt och i sin helhet kan hänföras till projektet men som är väsentliga för dess genomförande. Indirekta kostnader uppkommer då pro-jektet nyttjar sådant som stödmottagaren bekostar via sin ordinarie verksamhet. Exempel på indirekta kostnader kan vara telefoni, lokaler, IT-stöd, vaktmästeri, städning och ekonomi (administration).

Indirekta kostnader är stödberättigande om stödmottagaren kan (SFS 2007:14 16 §)

• styrka att kostnaderna uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta kostnader som går att hänföra till projektet
• styrka att kostnaderna fördelas proportionellt enligt en dokumenterad och skälig metod
• styrka kostnaderna genom kopior av fakturor, bok-föringsunderlag eller andra handlingar ur sin redovisning.

Direkta kostnader är kostnader direkt relaterade till projektet, alltså inte indirekta kostnader och bidrag i annat än pengar.

Läs mer om Indirekta kostnader under Genomföra projekt

Moms

För projekt som drivs av privata företag och ideella föreningar föreligger normalt inte avdragsrätt av ingående moms för verksamheten i projekt. Momsen blir då en kostnad. Under vissa förutsättningar kan det dock finnas avdragsrätt för ingående moms i projekt. Stödmottagare bör rådfråga Skatteverket vad som gäller specifikt för projektet eftersom det inte behöver vara samma som för den ordinarie verksam-heten. Om Skatteverket bedömer att projektet inte har avdragsrätt för moms är denna kostnad stödberättigande.

För projekt som drivs av statliga myndigheter, kommuner och landsting är den ingående momsen avdragsgill. Därmed ska alla kostnader redovisas exklusive moms för dessa stödmottagare.

Utbildning

Utbildningsaktiviteter är normalt inte stödberättigande i Europeiska regionala utvecklingsfonden. I huvudsak är bara kostnader för rådgivning och seminarier som är lämpliga för projektet och medverkande organisationer stödberättigande.

Av artikel 34.2 i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 samt i artikel 8 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 framgår att utgifter för aktivteter som normalt faller inom bestämmelserna för Europeiska socialfonden får finan-sieras med stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden inom regionala strukturfondsprogram för regional konkurrens-kraft och sysselsättning med högst 10 procent av projektets finansiering från Europeiska regionala utvecklingsfonden.

För insatsområden som rör hållbar stadsutveckling gäller en något högre medfinansieringsgrad på 15 procent. Ett enskilt projekt kan således få exempelvis kostnader för utbildnings-aktiviteter godkända. En förutsättning är dock att dessa kostnader är budgeterade i samband med ansökan om stöd och godkända i projektbeslutet. (Tillväxtverkets föreskrifter 20 §)

Representation

Utgifter för representation är endast stödberättigande med beloppsnivåer enligt SKV A 2004:5 om avdrag för utgifter för representation med mera. (Tillväxtverkets föreskrifter 21 §)

Vid lunch, middag eller supé är det avdragsgilla beloppet 90 kr per person och måltid med tillägg för mervärdesskatt till den del denna inte ska dras av. Vid andra måltidsutgifter är avdragsgillt belopp 60 kr per person. Skälig avdragsgill utgift till exempel för teaterbiljett anses vara 180 kr per person.[1]

Vid speciella aktiviteter där förtäring normalt ingår som ett naturligt inslag, exempelvis konferenser, kan belopp över Skatteverkets råd godkännas som stödberättigande. Ett krav i dessa sammanhang är att aktivitetens upplägg och kostnader framgår av ansökan och beslut.

För att fakturor som avser representation ska kunna god-kännas måste alltid syfte och namn på deltagare framgå. Med syfte menas på vilket sätt projektgenomförandet har gynnats. Tänk även på att bifoga eventuella följesedlar.

[1] Siffrorna gäller för tidpunkten vid detta dokuments genomförande (juni 2007). Det åligger stödmottagaren att hålla sig uppdaterad om gällande regler för representation.

Kostnader som inte är stödberättigande

Ej stödberättigande kostnader kan exempelvis vara:

• Kostnader som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum för projektperioden, exempelvis kostnader för ansökan. (SFS 2007:14 15 § (2)
• Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, räntekostnader, och andra rent finansiella kostnader (SFS 2007:14 17 § (1)
• Böter, straffavgifter eller rättgångskostnader (SFS 2007:14 17 § (2)
• Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller motsvarande (Tillväxtverkets föreskrifter 15 §)
• Kostnader som har ingått som underlag i annat EU-projekt eller finansierats genom annat offentligt stöd (EG 1828/2006 art 13 (2))
• Mervärdesskatt som inte utgör en slutlig kostnad för stöd-mottagaren (Tillväxtverkets föreskrifter 11 §)
• Representation som inte är avdragsgill enligt Skatteverkets allmänna råd, samt återkommande mat och fikakostnader vid interna möten för projektledning eller personal (Tillväxtverkets föreskrifter 21 §)
• Ideellt arbete (oavlönat), privat eget arbete (avlönat) samt övriga privata bidrag i annat än pengar (Tillväxtverkets föreskrifter 9 § samt SFS 2007:14 19 §)

Privata bidrag i annat än pengar

Privata bidrag i annat än pengar, såsom arbetsinsatser, lokaler och så vidare är inte stödberättigande. De ingår alltså inte som en kostnad i projektet eller som en medfinansiering. Privata bidrag i annat än pengar är trots detta en viktig del i projek-tets omslutning eftersom det visar på den privata sektorns medverkan i projektet och dess prioritering av projektets verk-samhet.

Om ett projekt erhåller privata bidrag i annat än pengar bör dessa därför redovisas i samband med ansökan om stöd och sedan kommenteras i läges- och slutrapporter.