Indirekta kostnader

Reviderade riktlinjer för redovisning av indirekta kostnader i Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) för konkurrenskraft & sysselsättning 2007-2013

Projekt beviljade EU-medel före 3 oktober 2011 ska fortsätta redovisa sina indirekta kostnader enligt Alternativ I, se nedan, enligt tidigare inlämnad och godkänd modell.

Projekt beviljade EU-medel efter 3 oktober 2011 ges även möjlighet att redovisa sina indirekta kostnader enligt Alternativ II, se nedan, enligt en schabloniserad procentsats. Detta alternativ får endast användas av projekt beviljade EU-medel efter EU-kommissionens godkännande av Tillväxtverkets schabloniserade OH-modell 3 oktober 2011 och kan inte tillämpas retroaktivt.

Tillväxtverket uppmuntrar sina stödmottagare att använda den schabloniserade procentsatsen i så stor utsträckning som möjligt.

Indirekta kostnader får uppgå till högst 20 % av stöd-mottagarens direkta utgifter för faktiskt utbetalda löne-kostnader inom kostnadsslaget personal i båda alternativen.

Byte av redovisningsform

Stödmottagaren kan endast undantagsvis byta redovisnings-form från den gamla modellen till den schabloniserade OH-modellen. Detta ska då ske genom ett ändringsbeslut vid en på förhand definierad tidpunkt, till exempel avslut på ett räken-skapsår (men tidigast fr o m 2011-10-03) då även avstämning och justering av tidigare godkända indirekta kostnader ska göras.

Definition av indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader för gemensamma resurser och funktioner i stödmottagarens organisation som projektet har behov av och som inte är direkt hänförliga till ett speciellt pro-jekt. Indirekta kostnader ska vara nödvändiga för projektets genomförande.

Enligt Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder 16 § är indirekta utgifter stödberättigande om stödmottagaren kan;

styrka att utgifterna uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta utgifter som går att hänföra till projektet,
styrka att utgifterna fördelas proportionellt enligt dokumenterad och skälig metod som bestämts på förhand, och
styrka utgifterna genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur sin redovisning.

Stödberättigande indirekta kostnader

Indirekt personal: Ekonomi, administration, HR
Lokal: Hyra, förvaltning, städning, försäkring och drift av lokaler
Övriga kostnader: IT-stöd, telekommunikation och vaktmästeri

Ej stödberättigande indirekta kostnader

Samtliga indirekta kostnader är inte stödberättigande. Vid beräkning av indirekta kostnader ska icke stödberättigande indirekta kostnader tas bort samt kostnader där inte projekttillhörigheten kan bevisas.

Exempel på ej stödberättigande indirekta kostnader:

Ledningskostnader
Rese- och transportkostnader
Representation
Kompetensutveckling
Anskaffning av maskiner/inventarier
Rekryteringskostnader
Interndebiteringar (kostnader som via interndebitering direkt belastas projektet)
Traktamenten
Bilersättningar
Personalersättningar och naturaförmåner
Marknadsföringskostnader
Sjuk och hälsovård
Leasing
Avskrivningar (avser tillgångar som förbrukas under längre tid)
Utbildning
Företagsförsäkringar
Revisionskostnader
Medlemsavgifter
Böcker och tidningar
Övriga extraordinära kostnader
Kostnader som inte är stödberättigande som direkta kostnader

Ovan uppräknade icke stödberättigande indirekta kostnader anses ligga längre från projektets verksamhet och inte uppkomna i samband med de stödberättigande direkta kostnaderna.

Viktigt att notera är dock att vissa av de ovan angivna kostnadstyperna i det enskilda fallet kan vara tydligt projektrelaterade och därmed stödberättigande, men då alltid som direkta kostnader där redovisning sker faktura för faktura.

Stödberättigande direkta lönekostnader

Utgifter för personal är stödberättigande endast till den del utgiften består av; faktiskt utbetalda lönekostnader för personal som anställts särskilt för projektet eller för personal som särskilt avdelats för att arbeta inom projektet. Med faktiskt utbetalda lönekostnader avses den faktiska lönen inklusive lagstadgad eller i kollektivavtal eller på motsvarande sätt fastställda kostnader.

I ansökan om stöd ska kostnader för löner styrkas genom lönespecifikationer eller motsvarande ekonomiska underlag. För personal som delar sin tid i projektet mellan andra åtagande i stödmottagarens verksamhet ska styrkandet dessutom ske genom tidredovisning som intygats av den anställde och ansvarig chef. Endast så stor del av de faktiskt utbetalda lönekostnaderna som svarar mot den anställdes nedlagda tid i projektet är stödberättigande.

Redovisning av direkta och indirekta kostnader

Projektets kostnader ska så långt det är möjligt redovisas som direkta. Kostnader som kan tas upp som direkta ska därför inte ingå i kostnadsmassan för indirekta kostnader.

Direkta kostnader är kostnader direkt relaterade till projektet, alltså inte indirekta kostnader och bidrag i annat än pengar.

Vissa kostnader, till exempel el, kan vara indirekta i vissa pro-jekt men direkta i andra. Om projektet direktfaktureras för sin el är det en direkt kostnad medan om projektet delar en del av ett kontor kommer kostnaden för el sannolikt att vara indirekt. I projektansökan får stödmottagaren bestämma om kostnaden anses som direkt eller indirekt och beslutet står då kvar under hela projektperioden. Alla kostnader ska delas upp som antingen direkta eller indirekta och ingen enskild kostnad (som t ex el) kan förekomma i båda kategorier.

Beräkningsmodell till indirekta kostnader

Godkända indirekta kostnader ska räknas fram enligt Tillväxtverkets modell för perioden 2007-2013 där de stödberättigande indirekta kostnaderna fördelas ut på direkta lönekostnader.

Godkända stödberättigande indirekta kostnader/
Stödmottagarens totala direkta lönekostnader = Påslag

Täljaren utgörs av de stödberättigande indirekta kostnaderna (indirekta kostnader som har ett samband med projektets direkta kostnader samt reducerats med icke stödberättigande indirekta kostnader).

Nämnaren utgörs av all direkt lönekostnad (lön inklusive lönebikostnader) för stödmottagarens anställda personal i sin helhet. Kvoten blir påslaget i procent.

Maximal procentsats

Maxtaket för indirekta kostnader får högst uppgå till
20 procent av personalkostnaderna (projektanställd personal och egen personal) och gäller både för budget i ansökan samt för faktiskt utfall.

Exempel
Kostnadsslag	Budgeterat belopp i kr	Utfallsbelopp i kr
Personal	900 000	600 000
Köp av tjänst	0	0
Lokal	0	0
Investeringar	200 000	240 000
Övriga kostnader	0	0
Summa direkta kostnader	1 100 000	840 000
* Indirekta kostnader	49 500	33 000
Summa faktiska kostnader	1 149 500	873 000
Offentliga bidrag i annat än pengar	230 000	200 000
Totala kostnader	1 379 000	1 073 000

* Indirekta kostnader är inget eget kostnadsslag utan ska redovisas, som en egen kostnads-
specifikation, under kostnadsslaget övriga kostnader.

Beräkning av stödberättigande indirekta kostnader:
Totala lönekostnader i hela organisationen är 4 000 000 kr och de indirekta kostnader som får ingå i beräkningen är 220 000 kr enligt följande:

Lokal         180 000 kr
Telefoni      40 000 kr
Summa    220 000 kr

Godkända stödberättigande indirekta kostnader/
Stödmottagarens totala direkta lönekostnader = Påslag
220 000 kr/4 000 000 kr = 5,5 %
vilket blir påslaget som läggs på lönekostnaderna (900 000 kr i förhandsbudgeten och 600 000 kr i utfall, enligt ovan):

Summa indirekt kostnad i projektet vid Ansökan om utbetalning (utfallsbelopp):
600 000 kr * 5,5 % = 33 000 kr

Alternativ I - Modell enligt revisorsintyg

Indirekta kostnader ska beräknas enligt ovanstående beräk-ningsmodell.

Revisorsintyg ska inkomma årligen samt vid slutredovisning och vara upprättat av extern auktoriserad eller godkänd revisor. För statliga myndigheter ska revisorn vara godkänd enligt internrevisionsförordningen och för kommun, landsting, kommunalförbund, regionala självstyrelseorgan och samverkansorgan ska revisorn minst vara utsedd enligt kommunallagen 9 kap.

Revisorn ska fastställa det totala beloppet för indirekta kostnader och av intyget ska det framgå:

1. vilket projekt som avses, ärende-id nummer samt vilken period granskningen omfattar.

2. vilken granskningsmetod som använts, till exempel om samtliga verifikat granskats eller endast verifikat över ett visst belopp. Det ska även framgå vilka iakttagelser som gjorts och om det föreligger några avvikelser/anmärkningar ska dessa anges.

3. att de indirekta kostnaderna har beräknats enligt Tillväxtverkets modell; vilka belopp för indirekta kostnader som utgör täljaren och vilka kostnader/timantal som utgör fördelningsgrund i nämnaren för aktuell period.

4. att de indirekta kostnaderna följer 16 § i förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder:

har ett direkt samband med de stödberättigande direkta kostnaderna i projektet
har en dokumenterad och skälig metod som bestämts på förhand
kan styrkas genom fakturor eller andra handlingar ur redovisningen
inte överstiger maxgränsen för totala direkta kostnader och direkta lönekostnader
inte har inkluderat ej stödberättigande indirekta kostnader i fördelningsunderlaget

Fram till att Tillväxtverkets föreskrifter (tidigare Nuteks föreskrifter) ändras gäller följande maxgräns.

Läs mer om nu gällande maxgräns.

Avstämning årligen

Vid avvikelser mellan angivet påslag för indirekta kostnader i ansökan om utbetalning och indirekta kostnader enligt revi-sorns intyg kan justering av tidigare godkända kostnader komma att ske i efterhand. Avvikelser på 2 % eller mindre justeras inte.

Tillväxtverket kan, utöver revisorsintyg, komma att kräva att de indirekta kostnaderna ska kunna verifieras genom beräk-ningsmodell och kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur stödmottagarens redovisning.

Ansökan om utbetalning

Vid ansökan om utbetalning kan projektets indirekta kostnader fördelas när faktisk kostnad föreligger och faktura, eller liknande, finns för verifiering.

Alternativt redovisar stödmottagaren första årets indirekta kostnader i projektet enligt påslag som godkänts i projektbeslutet. Nästkommande år redovisar stödmottagaren utifrån påslaget i senaste revisorsintyget med hänsyn till begränsningsregeln.

Ansökan om utbetalning av indirekta kostnader kan ske en gång per år eller vid varje ansökan om utbetalning.

Alternativ II - Tillväxtverkets schabloniserade OH-modell

Indelning av stödmottagare har gjorts i 2 kategorier - Universitet & Högskolor och Övriga.

Kategorin Universitet & Högskolor ges möjlighet att redovisa indirekta kostnader till en procentsats om maximalt 20 % på direkta lönekostnader utan krav på verifiering för varje enskilt projekt när ansökan om stöd prövas. Hänvisning ska dock göras till uppdaterad aktuell version av SUHF-modellen för respektive lärosäte.

Kategorin Övriga ges möjlighet att redovisa indirekta kostnader till en procentsats om maximalt 20 % på direkta lönekostnader med krav på verifiering i ett standardiserat beräkningsunderlag för varje enskilt projekt när ansökan om stöd prövas.

I beräkningen ska stödmottagaren ta upp de kostnader, upp-delat per konto i organisationen, som beräknas utgöra pro-jektspecifika indirekta kostnader och styrka att endast kost-nader som har direkt koppling till projektet ingår.

För att kunna visa att en kostnad för indirekta kostnader är nödvändig för projektets genomförande ska kostnaderna tas upp på en nivå i organisationen där kopplingen till projektet är tydlig.

I stora organisationer kan det vara svårt att ta fram fördel-ningsnycklar som på ett rättvist och transparent sätt allokerar kostnader för indirekta kostnader. På samma sätt är det svårt att visa att driften av ett projekt påverkar användandet av sådana gemensamma resurser. Därför kan det ibland vara nödvändigt att välja en lägre nivå i organisationen och att endast inkludera sådana kostnader där kopplingen till projektet tydligt kan dokumenteras.

Stödmottagaren ska använda Tillväxtverkets beräkningsmodell för indirekta kostnader. Som styrkande dokumentation ska stödmottagaren använda huvudbok men det kan även utgöras av andra ekonomiska underlag såsom organisationens senaste bokslut.

För organisationer som inte kan visa på historiska data ska indirekta kostnader baseras på budgeterade utgifter verifierade genom avtal, fakturor, kvitton eller liknande.

Budgeterade personalkostnader ska räknas ut enligt följande exempel:

Tag årslönen (verifierad med reella lönespecar, sociala avgifter och eventuella pensionstillägg) och dela med 1 980 arbetstimmar/år
653 000/1 980 = 329,80 kr/tim

Tillväxtverkets norm för timkostnadsberäkningar i regionalfondsprojekt är 1 980 timmar/år. Om organisationen har en avtalad kortare årsarbetstid (inklusive semester) för heltidstjänster får den avtalade tiden användas i beräkningen.

Denna summa multipliceras därefter på det antal arbetstimmar som personen beräknas arbeta i projektet:
20h/vecka x 24 veckor x 329,80 kr/tim
158 304 kr

Denna summa utgör då den grund som ska tas med i beräkningsunderlaget

Tidigare beviljade schabloniserade procentsatser i organisationen

Stödmottagare, i vars organisation det redan finns beviljade projekt med schabloniserad procentsats för indirekta kost-nader, kan referera till dessa projekt vid ansökan om indirekta kostnader i projektansökan.

Beredningshandläggaren behöver därmed inte ytterligare kontrollera de indirekta kostnadernas korrekthet i projekt-ansökan. Däremot ska en bedömning göras om projektet är i behov av de indirekta resurserna som uppges i projekt-ansökan.

Ansökan om utbetalning
— schabloniserad OH-modell

Stödmottagare ur båda grupper, som fått den schabloniserade OH-modellen fastställd i beslut om stöd, behöver därefter inte verifiera faktiska indirekta kostnader med hjälp av ekonomiska underlag och underliggande transaktioner vid varje ansökan om utbetalning av stöd.

Vid eventuella kommande revisioner, från ESV eller andra revisionsmyndigheter, kommer inte andra underlag att efterfrågas än de underlag som funnits tillgängliga vid projektansökan.

Förutsättningar

Indirekta kostnader är stödberättigande endast i de fall som:

Procentsatsen för indirekta kostnader är definierad i projektansökan och fastställd i beslut om stöd.
Procentsatsen gäller för hela projektperioden och i projektbeslutet ska det framgå vilken procentsats som är godkänd som tak för indirekta kostnader, max 20 % av direkta lönekostnader i projektet.
De indirekta kostnaderna ska beräknas enligt Tillväxtverkets modell både i ansökan om stöd och i ansökan om utbetalning (för alternativ med revisorsintyg).
I de fall stödmottagarens framräknade procentsats är lägre än Tillväxtverkets schabloniserade OH-modell (maxtak 20 %) så ska den lägre procentsatsen gälla.
Den schabloniserade procentsatsen är valfri att utnyttja och stödmottagare med hög andel indirekta kostnader (högre än 20 %) kan välja att redovisa sina kostnader som direkta kostnader. Stödmottagaren ska då som underlag visa på de reella fakturor som avses.
Om projekt som upphandlar personal som extern tjänst är i behov av att nyttja indirekta resurser så ska de indirekta kostnaderna i största mån redovisas som direkta kostnader.
Kostnader som uppstår genom aktiviteter som utförs eller levereras av annan part än projektägaren själv, det vill säga projekt vars verksamhet är föremål för upphandling, inte kan utgöra grund för OH-påslag.
Tillväxtverkets metod för beräkning av indirekta kostnader baseras sig på lönekostnader vilket betyder att metoden därmed per definition utesluter hela eller delar av projekt som är föremål för offentlig upphandling.
I godkända stödordningar enligt statsstödsregler där det förekommer indirekta kostnader kan OH-modellen vara applicerbar.

Samverkansprojekt

I samverkansprojekt beräknas en schabloniserad procentsats per samverkanspart beräknat på partens egen organisation, se exempel:

	Direkt lön	Indirekta kostnader	Beviljad %-sats
Organisation A	1 200 000	97 700	8.14 %
Organisation B	1 700 000	340 000	20 %
Organisation C	912 000	80 000	8.77 %

Samverkansparterna redovisar därefter kostnaden för indirekta kostnader direkt i sin redovisning vilken ställs samman av stödmottagaren (den gemensamma sökanden för alla parterna) till en gemensam Ansökan om utbetalning, se exempel:

	Direkt lön	Beviljad %-sats	Utbetalt belopp till samverkanspart
Organisation A	900 348	8.14 %	73 288
Organisation B	1 667 234	20 %	333 447
Organisation C	745 341	8.77 %	65 366

Bakgrund till ändring

Genom ändring och tillämpning av artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1080/2006, ändrad genom förordning (EG) nr 397/2009 om Europeiska regionala utvecklingsfonden, infördes möjligheten att tillämpa förenklade kostnadsalternativ.

Ett av alternativen ger stödmottagarna möjlighet att redovisa sina indirekta kostnader med ett schablonbelopp på upp till
20 % av direkta kostnader. Som en vägledning till detta arbete publicerades 2010 dokumentet COCOF 09/0025/00.

Tillämpningen av de förenklade kostnadsalternativen innebär en avvikelse från den tidigare principen om ersättning av faktiska kostnader.

Syftet med de förenklade kostnadsalternativen är att minska den administrativa bördan för såväl stödmottagare, förvaltande som reviderande myndighet men samtidigt hålla risken för fel-aktigheter inom acceptabla gränser. Tillväxtverket har genom detta sett stora möjligheter i att förenkla administration, kon-troll, rapportering och förvaltning för samtliga målgrupper.

Skriv ut