Riktlinjer för redovisning av indirekta kostnader i Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF)

Gäller för regionala strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning.

Definition av indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader för gemensamma resurser och funktioner i stödmottagarens organisation som projektet har behov av och som inte är direkt hänförliga till ett speciellt projekt.

De indirekta kostnaderna ska alltså ha ett samband med de direkta kostnaderna som går att hänföra till projektet.

Enligt Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder 16 § "Indirekta utgifter är stödberättigande om stödmottagaren kan;

• styrka att utgifterna uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta utgifter som går att hänföra till projektet,
• styrka att utgifterna fördelas proportionellt enligt dokumenterad och skälig metod, och
• styrka utgifterna genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur sin redovisning.

För insatser inom de regionala strukturfondsprogrammen får stödet för indirekta utgifter uppgå till högst 25 % av de stödberättigande direkta utgifterna."

Ej stödberättigande respektive stödberättigande indirekta kostnader

Samtliga indirekta kostnader är inte stödberättigande. Vid beräkning av indirekta kostnader i ERUF ska de icke stödberättigande indirekta kostnaderna tas bort.

Exempel på kostnader som kan redovisas som indirekta är:

• Telefoni
• Lokaler
• IT-stöd
• Vaktmästeri
• Städning
• Ekonomi, administration

Exempel på icke stödberättigande indirekta kostnader kan vara:

• Ledningskostnader
• Rese- och transportkostnader
• Representation
• Kompetensutveckling
• Anskaffning av maskiner/inventarier
• Rekryteringskostnader
• Interndebiteringar (kostnader som via interndebitering direkt belastas projektet)
• Traktamenten
• Bilersättningar
• Personalersättningar och naturaförmåner
• Marknadsföringskostnader
• Sjuk och hälsovård
• Leasing
• Avskrivningar (avser tillgångar som förbrukas under längre tid)
• Utbildning
• Företagsförsäkringar
• Revisionskostnader
• Medlemsavgifter
• Böcker och tidningar
• Övriga extraordinära kostnader
• Kostnader som inte är stödberättigande som direkta kostnader

Ovan uppräknade icke stödberättigande indirekta kostnader anses ligga längre från projektets verksamhet och inte uppkomna i samband med de stödberättigande direkta kostnaderna.

Viktigt att notera är dock att vissa av de ovan angivna kostnadstyperna i det enskilda fallet kan vara tydligt projektrelaterade och därmed stödberättigande, men då alltid som direkta kostnader.

Projektets kostnader ska så långt det är möjligt redovisas som direkta. Kostnader som kan tas upp som direkta ska därför inte ingå i kostnadsmassan för indirekta kostnader.

Förutsättningar

Indirekta kostnader är stödberättigande endast i de fall som:

• Sökanden redan i ansökan budgeterat för indirekta kostnader.
• De indirekta kostnaderna ska beräknas enligt Tillväxtverkets modell både i ansökan om stöd och i ansökan om utbetalning.
• Revisorn årligen samt vid slutredovisning intygar att de kostnader som tagits upp som indirekta i projektet är beräknade enligt Tillväxtverkets modell.

Modell

För beräkning av de indirekta kostnaderna som kan tas upp i projektet inom ERUF har Tillväxtverket tagit fram en modell där de stödberättigande indirekta kostnaderna fördelas ut på användare.

 
Stödberättigande indirekta kostnader / Arbetad tid, alt. lönekostnad, för direkt personal = Påslag, som läggs på lön

• Täljaren utgörs av de stödberättigande indirekta kostnaderna (indirekta kostnader som har ett samband med projektets direkta kostnader samt reducerats med icke stödberättigande indirekta kostnader).
• Nämnaren utgörs av all arbetad tid, alt. lönekostnad, (lön inkl. lönebikostnader) för organisationens anställda personal, exklusive arbetad tid alt lönekostnad för personer som ingår i de indirekta kostnaderna.
• Kvoten blir påslaget i procent, alt. kronor per timme.

Begränsningsregel

De sammanlagda indirekta kostnaderna får högst uppgå till
30 % av faktiska lönekostnader. Det förordningsstyrda taket på 25 % av de direkta stödberättigande kostnaderna i projektet gäller också. De indirekta kostnaderna får alltså varken överstiga 30 % av projektets direkta lönekostnader eller
25 % av de direkta stödberättigande kostnaderna i projektet.

Direkta kostnader är kostnader direkt relaterade till projektet, alltså inte indirekta kostnader och bidrag i annat än pengar.

Begränsningen gäller både för budget i ansökan samt för faktiskt utfall. Detta innebär att om utfallet blir lägre än budget kan stöd för de indirekta kostnaderna enbart uppgå till
25 procent av utfallet för de direkta kostnaderna.

* Indirekta kostnader är inget eget kostnadsslag utan ska redovisas, som en kostnadsspecifikation, under kostnadsslaget övriga kostnader.

Projektbeslut

I de enskilda projektbesluten ska det skrivas in vilken procentsats som är godkänd som tak för indirekta kostnader. I exemplet nedan skulle det bli 7 % av lönekostnaderna och i exemplet ovan blir det 69 % av lönekostnaderna. Men kom ihåg att stämma av mot den yttre takregeln som är "25 % på totala direkta utgifter" enligt ovan.

Exempel

Indirekta kostnader:
Lokal                                    200 000 kr
Telefoni                                 75 000 kr
Summa                                275 000 kr

Stödberättigande indirekta kostnader 275 000 kr / Lönekostnader 4 000 000 kr  = 6,875 %, som läggs på lön

Lönekostnad i projektet 60 000 kr

Påförd indirekt kostnad i projektet 60 000 kr * 6,875%=
4 125 kr

Ansökan om utbetalning

Vid ansökan om utbetalning kan projektets indirekta kostnader fördelas när faktisk kostnad föreligger och faktura eller liknande finns för verifiering.

Alternativt redovisar stödmottagaren första årets indirekta kostnader i projektet enligt påslag som godkänts i projektbeslutet. Nästkommande år redovisar stödmottagaren utifrån påslaget i senaste revisorsintyget. Begränsningsregeln gäller dock.

Ansökan om utbetalning av indirekta kostnader får ske en gång per år eller vid varje ansökan om utbetalning.

Revisors granskning av indirekta kostnader

Revisorsintyg upprättat av extern auktoriserad/godkänd revisor ska inkomma årligen.

På intyget anges vilket projekt som avses och ärende-id nummer. Av intyget ska det framgå vilken period granskningen omfattar.

Revisorn ska ange vilken granskningsmetod som använts, t ex om samtliga verifikat granskats eller endast verifikat över ett visst belopp.

Vidare ska revisorn, utifrån den granskningsmetod som använts, redogöra för de iakttagelser som gjorts. Om det föreligger några avvikelser/anmärkningar ska dessa anges. Det som ska kontrolleras är modell och underliggande kostnader.
Revisorn ska intyga om de indirekta kostnaderna som tas upp i projektet:

• har beräknats enligt Tillväxtverkets modell
• följer 16 § i förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder, alltså att de indirekta kostnaderna har

• att de inte överstiger maxgränsen 25 %  på direkta stödberättigande kostnader och 30 % på direkta lönekostnader.
• att inga ej stödberättigande indirekta kostnader ingår i fördelningsunderlaget

Revisorn ska även tydliggöra hur de indirekta kostnaderna är beräknade, samt det belopp för indirekta kostnader som är fastställt. Av revisorsintyget så ska det alltså framgå vilka belopp för indirekta kostnader som utgör täljaren och vilka kostnader/timantal som utgör fördelningsgrunden i nämnaren för aktuell period.

Avstämning årligen

Vid avvikelser mellan angivet påslag för indirekta kostnader i ansökan om utbetalning och indirekta kostnader enligt revisorns intyg kan justering av tidigare godkända kostnader komma att ske i efterhand.

Avvikelser på 2 % eller mindre justeras inte.

I de fall Tillväxtverket kräver det ska de indirekta kostnaderna kunna verifieras genom beräkningsmodell och kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur stödmottagarens redovisning.