Frågor och svar om kontaktpunkten

Här följer några frågor och svar om kontaktpunkten för tjänstedirektivet.

Frågor och svar om:

Tillstånd som omfattas av tjänstedirektivet
Elektroniskt ansökningsförfarande
Samlingssidor hos kommuner
Kontaktpunkten för handläggare
Övrigt

Tillstånd, anmälan eller registrering som omfattas av tjänstedirektivet

Utrikesdepartementet (UD) har det övergripande ansvaret för tjänstedirektivets genomförande i Sverige. De har tagit fram en lista på de tillstånd som ansvariga departement har bedömt omfattas av tjänstedirektivet. Denna lista ligger till grund för Tillväxtverkets arbete.

Elektroniskt ansökningsförfarande

Det är myndigheternas egna lösningar som ska ligga till grund för den elektroniska kontaktpunkten för tjänster. Kommuner och länsstyrelser ska alltså själva tillhandahålla elektroniska formulär eller andra elektroniska funktioner som gör det möjligt för tjänsteleverantörer att elektroniskt göra ansökningar eller anmälningar hos myndigheter via den elektroniska kontaktpunkten (www.verksamt.se). För att Sverige skulle kunna uppfylla kraven i tjänstedirektivet tog Tillväxtverket fram elektroniska tvåspråkiga standardblanketter åt kommuner och länsstyrelser. Abonnemang av standardblanketterna kan tecknas hos SKL Kommentus. 

Tjänsteleverantörer hittar standardblanketterna i tjänsten Hitta tillstånd på www.verksamt.se. Samtidigt kommer vi att hänvisa besökare till kommunens eller länsstyrelsens egna e-tjänster eller e-formulär såvida de finns. Valet kring vilken tjänst som används läggs på tjänsteleverantören. Ju enklare ett ansökningsförfarande är desto mer sannolikt är det att tjänsteleverantören väljer att gå vidare med just det förfarandet.

Om kommunen inte anser att den information som tjänsteleverantören lämnat via standardblanketten räcker som underlag för beslut kan den begära kompletterande uppgifter från tjänsteleverantören. Ärendet kan kompletteras via kontaktpunktens meddelandefunktion eller på annan elektronisk väg som tjänsteleverantören godkänner.

Samlingssidor med information hos myndigheter och kommuner

En samlingssida är en översiktssida på den egna myndighetens webbplats som fungerar som en ingång till den fördjupade informationen om tillstånd, anmälningar och registreringar som myndigheten ska tillhandahålla. Samlingssidan ska även innehålla eller hänvisa till eventuella egna elektroniska blanketter eller andra elektroniska lösningar som erbjuds.
 
Kommunerna ska till Tillväxtverket leverera en direktlänk till sin samlingssida om de aktuella tillstånden. (En URL till samlingssidan kan skrivas enligt principen www.kommun.se/tillstand samt www.kommun.se/permits. URL-principen kan göras som ett så kallat webbalias och rekommenderas för att underlätta såväl sökning som länkning.)

Många kommuner har redan samlingssidor. Ofta omfattar dessa samlingssidor information om fler tillstånd än de som faller under tjänstedirektivet. Utifrån kontaktpunktens perspektiv är det inget problem. Det viktiga är att tjänsteleverantören på ett bra sätt kan orientera sig till den information som behövs.

Vad är kontaktpunkten för handläggare?

Anses handlingar inkomna när de kommer till kontaktpunkten eller till myndigheten?

Kontaktpunkten är endast en "växel för postbefordran". Det betyder att det inte kommer att komma in några handlingar till kontaktpunkten, dessa vidarebefordras direkt till behörig myndighet. Handlingen anses således inkommen när den anlänt till behörig myndighet.

Det kvitto som kontaktpunkten skickar till tjänsteleverantören, hur ska man se på det?

Den kvittens som tjänsteleverantören får från kontaktpunkten är endast en kvittens om att kontaktpunktens e-postbefordran har vidarebefordrat meddelandet med eventuella bilagor till behörig myndighet. Behörig myndighet ansvarar för att skicka en bekräftelse på inkommen ansökan eller anmälan så snart en komplett ansökan kommit in till myndigheten. Bekräftelsen kan skickas via kontaktpunkten tillsammans med en tidsuppskattning av handläggningstiden.

Hur ska vi registrera ett ärende som har kommit in elektroniskt via kontaktpunkten?

Ett ärende som skickas in via kontaktpunkten kommer in till registraturens e-postlåda eller den e-postlåda som behörig myndighet valt för mottagning av försändelser från kontaktpunkten. Detta bör registreras på precis samma sätt som andra ärenden som kommer in via registraturens e-postlåda.

Hur gör man om det krävs en signatur i original?

Det finns ännu ingen elektronisk funktion för kvalificerade signaturer mellan medlemsländerna i EU, men det finns en legal skyldighet att kommunicera genom kontaktpunkten.

Hur går det ihop?

I denna första version av kontaktpunkten går det inte att fullgöra elektroniska förfaranden fullt ut. Det betyder att om behörig myndighet kräver en signatur i original så måste handlingarna skickas in som en komplettering via ordinarie post.
 
Arbete pågår med att utforma gemensamma standarder och riktlinjer för hantering av elektroniska signaturer mellan medlemsländerna i EU. Ett stöd för elektroniska förfaranden med underskrifter kan tidigast vara på plats under 2012.

Hur ska myndigheterna göra när de behöver få in originalhandlingar?

Om det krävs handlingar i original så får myndigheten begära en komplettering via kontaktpunkten och meddela att denna ska skickas i original med vanlig post.

Om beslut måste skickas ut på papper, hur ska myndigheten göra det i kontaktpunkten?

Om det krävs att ett beslut skickas ut på papper så får myndigheten skicka ut detta via vanlig post. Ett meddelande kan då samtidigt skickas via kontaktpunkten att beslut är på väg via ordinarie postgång.

Hur ska kommunikation och ansvarsfördelning se ut mellan de olika myndigheter som handlägger de tillstånd som är aktuella för en viss tjänsteverksamhet när kontakten skett via kontaktpunkten?

Det kommer tills vidare enbart att vara möjligt att upprätta ett ärende per myndighet via kontaktpunkten. Om en tjänsteverksamhet kräver flera tillstånd som ska handläggas av olika myndigheter så måste tjänsteleverantören initiera ett ansökningsförfarande per myndighet. Samordning blir således endast aktuell inom respektive myndighet.

Finns det överklagandefunktioner med i kontaktpunkten?

Det kommer inte att finnas några speciella funktioner för att hantera överklaganden via kontaktpunkten. Däremot finns översiktlig och kortfattad information av generell karaktär om överklaganden.

Övriga frågor

Går vårt ärendehanteringssystem att koppla ihop med kontaktpunkten?

Det finns inget tekniskt stöd för detta i dagsläget. De meddelanden/ansökningar som skickas in via kontaktpunkten kommer till registraturens inkommande e-postlåda. 

Mottagande myndigheter kan själv välja att införa automatiska rutiner för sammankoppling med befintliga ärendehanteringssystem. Standardiserade försändelser från kontaktpunkten tillsammans med dedikerade e-postlådor hos den mottagande myndigheten skapar goda förutsättningar för automatiska rutiner

Är det verkligen obligatoriskt att kommunicera genom kontaktpunkten?

Om en tjänsteleverantör har initierat en kommunikation genom kontaktpunkten är det obligatoriskt för behörig myndighet att fortsätta att kommunicera genom kontaktpunkten om tjänsteleverantören vill det. Tjänsteleverantören kan dock välja att kommunicera direkt med behörig myndighet, men det är tjänsteleverantörens val av kanal som gäller. Kommunen kan föreslå annan elektronisk kanal.

Är kontaktpunkten öppen även för svenska tjänsteleverantörer?

Ja, kontaktpunkten kan användas även av svenska tjänsteleverantörer.

Kan en myndighet från ett annat land kontakta oss myndigheter via kontaktpunkten?

Myndigheter ska använda IMI-systemet (Internal Market System) för kommunikation med andra myndigheter i andra EU-länder.

Behöver man ansluta sig till kontaktpunkten?

Ingen elektronisk anslutning krävs i den första versionen av kontaktpunkten. En manual som beskriver hur behöriga myndigheter ska använda kontaktpunkten skickades ut i december 2009. Manualen finns att ladda ner på Tillväxtverkets hemsida om kontaktpunkten.

Film om kontaktpunkterna och EUGO

Kommissionen har tagit fram en kort film med information om kontaktpunkterna och varumärket EUGO.