Frågor och svar om kontaktpunkten

Här följer några frågor och svar om kontaktpunkten för tjänstedirektivet. Fler frågor och svar kommer dyka upp under hösten.

Frågor och svar om:

Tillstånd som omfattas

Vilka kommunala tillstånd faller under tjänstedirektivet?

Utrikesdepartementet (UD) har det övergripande ansvaret för tjänstedirektivets genomförande i Sverige. De har tagit fram en lista på de tillstånd som ansvariga departement har bedömt omfattas av tjänstedirektivet. Denna lista ligger till grund för Tillväxtverkets arbete. De kommunala tillstånd som UD bedömt faller under direktivet är:

• Tillstånd för hantering av brandfarliga varor
• Bygglov
• Tillstånd för servering av spritdrycker, vin och starköl
• Anmälan av försäljning av öl samt anmälan av servering av öl
• Anmälan av försäljning av tobaksvaror
• Ansökan om registrering/godkännande av livsmedelsanläggning
• Medgivande/tillstånd för fastighetsägare att rengöra fast förbränningsanläggning (sotning)
• Tillstånd till förvärv av fastighet som är taxerad som hyreshusenhet
• Tillstånd för tillfällig försäljning av vissa varor                                                                      
• Anmälan till tillsynsmyndigheten innan byggnadsarbete påbörjas eller verksamheten tas i drift
• Ansökan om tillstånd för djurhållning inom område med detaljplan eller områdesbestämmelser

Vilka tillstånd har ni tagit fram standardblanketter för?

Tillväxtverket har i samarbete med SKL/Kommentus tagit fram följande standardblanketter för kommunala tillstånd:

• Ansökan om tillstånd till hantering av brandfarliga varor
• Ansökan om bygglov
• Ansökan om rivningslov
• Tillstånd för servering av alkoholdrycker (vin, sprit och starköl)
• Anmälan av folkölsförsäljning/-servering
• Anmälan av försäljning av tobaksvaror
• Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning
• Anmälan om godkännande av livsmedelsanläggning
• Medgivande/tillstånd för fastighetsägare att rengöra fast förbränningsanläggning (sotning)
• Tillstånd att förvärva hyreshusenhet
• Tillstånd till tillfällig försäljning av vissa varor
• Kemikalieverksamhet — anmälan innan byggnadsarbete påbörjas eller verksamhet tas i drift
• Ansökan om tillstånd för djurhållning inom område med detaljplan eller områdesbestämmelser

Standardblanketter

Varför utvecklar ni standardblanketter när kommuner ändå måste ta fram egna blanketter?

Det är behöriga myndigheters egna lösningar som ska ligga till grund för kontaktpunkten. Idag är det dock få kommuner som har elektroniska, ifyllnadsbara blanketter där data kan sparas eller motsvarande e-tjänster. Blanketter på engelska är också ovanligt. För att Sverige ska kunna uppfylla kraven i tjänstedirektivet har Tillväxtverket i samarbete med SKL/Kommentus därför tagit fram standardblanketter åt kommuner och länsstyrelser. Bedömningen är att vi utan dessa inte har möjlighet att uppfylla kraven i Tjänstedirektivet.

Tjänsteleverantören kommer att inledningsvis erbjudas standardblanketterna i förhållande till samtliga kommuner och länsstyrelser. Samtidigt kommer vi att hänvisa besökaren till kommunens och länsstyrelsernas egna webbsidor om tillstånd samt dess egna blanketter, såvida de finns. Valet kring vilken blankett/annat ansökningsförfarande som används läggs på tjänsteleverantören. Ju enklare ansökningsförfarandet är på myndighetens egen sida, desto mer sannolikt är det att tjänsteleverantören väljer att gå vidare med det ansökningsförfarandet.

Om kommunen eller länsstyrelsen anser att datan i standardblanketten inte räcker till för att ta ett beslut, hur agerar vi då?

Om kommunen inte anser att den information som tjänsteleverantören lämnat via standardblanketten räcker som underlag för beslut kan den begära kompletterande uppgifter från tjänsteleverantören. Om ärendet inletts via kontaktpunkten måste komplettering, enligt direktivet, göras via kontaktpunktens meddelandefunktion. Tjänsteleverantören kan välja att använda annan kommunikationskanal.

Får kommunerna behålla sina egna blanketter eller måste de använda de elektroniska blanketter som tas fram av SKL?

Kommunerna kan tillhandahålla egna elektroniska och ifyllnadsbara blanketter där datan kan sparas för de tillstånd som faller under tjänstedirektivet. Blanketterna bör vara översatta till engelska. Kommunerna kan också tillhandahålla egna e-tjänster eller annan elektronisk lösning för aktuella tillståndsförfaranden.

Tjänsteleverantörer kommer inledningsvis, för samtliga kommuner och länsstyrelser, att erbjudas SKL/Kommentus standardblanketter via kontaktpunkten. Detta är en service till kommuner och länsstyrelser som kontaktpunkten bedömt som nödvändig, då dessa i dagsläget i mindre utsträckning har översatta, ifyllnadsbara och sparbara blanketter.

Kommunerna ska till Tillväxtverket leverera en direktlänk till sin  samlingssida om de aktuella tillstånden, där även eventuella egna elektroniska blanketterna ska vara tillgängliga. (En URL till samlingssidan kan skrivas enligt principen www.kommun.se/tillstand samt www.kommun.se/permits. URL-principen kan göras som ett så kallat webbalias och rekommenderas för att underlätta såväl sökning som länkning.)

Samlingssidor

Vad menas med en "samlingssida"?

En samlingssida är en översiktssida på den egna myndighetens hemsida som fungerar som en ingång till den fördjupade informationen om tillstånd, anmälningar och registreringar som behörig myndighet ansvarar för att ta fram. Samlingssidan ska även innehålla eller hänvisa till eventuella egna elektroniska blanketter eller andra elektroniska lösningar som erbjuds.

För att underlätta sökningar för tjänsteleverantörer och för att underlätta länkning till samlingssidan kan URL:en /webbadressen skrivas enligt principen: www.kommun.se/tillstand samt www.kommun.se/permits. URL:en kan göras som ett så kallat webbalias. Tala med din webbredaktör om hur det går till!
 
Många kommuner har redan samlingsidor. Ofta omfattar dessa samlingsidor information om fler tillstånd än de som faller under tjänstedirektivet. Utifrån kontaktpunktens perspektiv är det inget problem. Det viktiga är att tjänsteleverantören på ett bra sätt kan orientera sig till den information som behövs.

Har ni några bra exempel på samlingssidor?

Det finns många kommuner som har bra "samlingssidor". Det är Tillväxtverkets bedömning att dessa behöver få eller inga åtgärder inför årsskiftet. Några exempel på samlingssidor som Tillväxtverket bedömer fungerar:
Länk till Trosa
Länk till Malmö
Länk till Linköping
För att underlätta sökning och länkning kan dessa sidor kompletteras med ett så kallat webb-alias enligt URL-princip som beskrivs ovan.Tillväxtverket har inte gjort någon total genomlysning av hur behöriga myndigheter står upp till kraven i tjänstedirektivet. Det är, enligt direktivet och den kommande lagen om tjänster, den enskilda myndighetens ansvar att göra detta. Tillväxtverket kan dock stå till tjänst med bedömningar, riktlinjer och svar på frågor angående myndighetens förhållande till kontaktpunkten. Under 2010 ämnar Tillväxtverket att, utifrån förnyat uppdrag från regeringen och tillsammans med behöriga myndigheter, ta initiativ för fortsatt utveckling enligt ambitionerna i tjänstedirektivet.

Informationen

När ska myndigheternas egen information lämnas in till kontaktpunkten?

Behöriga myndigheter ska ta fram fördjupad information om de olika tillståndsförfarandena på sina egna hemsidor och endast leverera en direktlänk till den fördjupade informationen till Tillväxtverket. Direktlänken bör gå till en samlingssida, se nedan.

Tillväxtverket tar fram den generella informationen om respektive tillstånd, anmälan eller registrering som kommer att ligga på www.verksamt.se. Behöriga myndigheter kommer att delta i kvalitetsgranskning av den informationen.

Måste informationen på kontaktpunkten finnas på olika språk?

Informationen på www.verksamt.se kommer att finnas på såväl svenska som engelska.  För behöriga myndigheter gäller att informationen i lämplig utsträckning ska vara tillgänglig på engelska.

Hur detaljerad information om tillståndskrav kommer att finnas i kontaktpunkten?

Via direktlänkar till behöriga myndigheters samlingssidor för tillståndsförfaranden som faller under tjänstedirektivet kommer tjänsteleverantörer att få detaljerad information om olika tillstånd, krav och kostnader. Tillväxtverket kommer att tillhandahålla den generella informationen på www.verksamt.se.

Vem levererar in all information till kontaktpunkten?

Tillväxtverket tar fram den generella informationen som ligger på www.verksamt.se. Behöriga myndigheter ansvarar för att leverera direktlänk till fördjupad information och eventuella elektroniska blanketter, samt kontaktuppgifter till kontaktperson på myndigheten och e-postadress för ansökningshandlingar som vidarebefordras genom kontaktpunkten. Uppgifterna levereras till Tillväxtverket.

Hur hålls informationen i kontaktpunkten uppdaterad?

Behöriga myndigheter kommer enligt förordning om tjänster på den inre marknaden att ha ansvaret för att informationen är korrekt och uppdaterad. Rutiner för hur det ska gå till kommer att tillhandahållas av Tillväxtverket.

Ansökningshandlingar

Anses handlingar inkomna när de kommer till kontaktpunkten eller till myndigheten?

Kontaktpunkten är endast en "växel för postbefordran". Det betyder att det inte kommer att komma in några handlingar till kontaktpunkten, dessa vidarebefordras direkt till behörig myndighet. Handlingen anses således inkommen när den anlänt till behörig myndighet.

Det kvitto som kontaktpunkten skickar till tjänsteleverantören, hur ska man se på det?

Den kvittens som tjänsteleverantören får från kontaktpunkten är endast en kvittens om att kontaktpunktens e-postbefordran har vidarebefordrat meddelandet med eventuella bilagor till behörig myndighet. Behörig myndighet ansvarar för att skicka en bekräftelse på inkommen ansökan eller anmälan så snart en komplett ansökan kommit in till myndigheten. Bekräftelsen kan skickas via kontaktpunkten tillsammans med en tidsuppskattning av handläggningstiden.

Kommer det att finnas en funktion där tjänsteleverantören får bekräfta att han har tagit emot en handling?

Nej, i denna första version av kontaktpunkten kommer det inte att finnas stöd för detta.

Kommer det att tas fram någon mall för mottagningsbevis?

Nej, i denna första version av kontaktpunkten kommer det inte att finnas stöd för detta.

Hur ska vi registrera ett ärende som har kommit in elektroniskt via kontaktpunkten?

Ett ärende som skickas in via kontaktpunkten kommer in till registraturens e-postlåda eller den e-postlåda som behörig myndighet valt för mottagning av försändelser från kontaktpunkten. Detta bör registreras på precis samma sätt som andra ärenden som kommer in via registraturens e-postlåda.

När en myndighet begär in kompletterande uppgifter - kan denna komplettering då gå till flera myndigheter?

Eftersom varje tillstånd söks separat, och varje ansökan behandlas för sig, kan en komplettering från en tjänsteleverantör bara gå till den myndighet som begärt kompletteringen.

Hur gör man om det krävs en signatur i original?

Det finns ingen gemensam standard för att skicka kvalificerade signaturer mellan medlemsländerna i EU, men det finns en legal skyldighet att kommunicera genom kontaktpunkten.

Hur går det ihop?

I denna första version av kontaktpunkten går det inte att fullgöra elektroniska förfaranden fullt ut. Det betyder att om behörig myndighet kräver en signatur i original så måste handlingarna skickas in som en komplettering via ordinarie post.
 
Arbete pågår med att utforma gemensamma standarder och riktlinjer för hantering av elektroniska signaturer mellan medlemsländerna i EU. Ett stöd för elektroniska förfaranden med underskrifter kan tidigast vara på plats under 2010.

Hur ska myndigheterna göra när de behöver få in originalhandlingar?

Om det krävs handlingar i original så får myndigheten begära en komplettering via kontaktpunkten och meddela att denna ska skickas i original med vanlig post.

Om beslut måste skickas ut på papper, hur ska myndigheten göra det i kontaktpunkten?

Om det krävs att ett beslut skickas ut på papper så får myndigheten skicka ut detta via vanlig post. Ett meddelande kan då samtidigt skickas via kontaktpunkten att beslut är på väg via ordinarie postgång.

Hur ska kommunikation och ansvarsfördelning se ut mellan de olika myndigheter som handlägger de tillstånd som är aktuella för en viss tjänsteverksamhet när kontakten skett via kontaktpunkten?

Det kommer tills vidare enbart att vara möjligt att upprätta ett ärende per myndighet via kontaktpunkten. Om en tjänsteverksamhet kräver flera tillstånd som ska handläggas av olika myndigheter så måste tjänsteleverantören initiera ett ansökningsförfarande per myndighet. Samordning blir således endast aktuell inom respektive myndighet.

Kommer det att ligga några överklagandefunktioner med i kontaktpunkten?

Det kommer inte att finnas några speciella funktioner för att hantera överklaganden via kontaktpunkten. Däremot kommer översiktlig och kortfattad information av generell karaktär om överklaganden att finnas.

Övriga frågor

Går vårt ärendehanteringssystem att koppla ihop med kontaktpunkten?

Det finns inget tekniskt stöd för detta i dagsläget. De meddelanden/ansökningar som skickas in via kontaktpunkten kommer till registraturens inkommande e-postlåda.  

Mottagande myndigheter kan själv välja att införa automatiska rutiner för sammankoppling med befintliga ärendehanteringssystem. Standardiserade försändelser från kontaktpunkten tillsammans med dedikerade e-postlådor hos den mottagande myndigheten skapar goda förutsättningar för automatiska rutiner

Är det verkligen obligatoriskt att kommunicera genom kontaktpunkten?

Om en tjänsteleverantör har initierat en kommunikation genom kontaktpunkten är det obligatoriskt för behörig myndighet att fortsätta att kommunicera genom kontaktpunkten om tjänsteleverantören vill det. Tjänsteleverantören kan dock välja att kommunicera direkt med behörig myndighet, men det är tjänsteleverantörens val av kanal som gäller.

Är kontaktpunkten öppen även för svenska tjänsteleverantörer?

Ja, kontaktpunkten kan användas även av svenska tjänsteleverantörer.

Kan en myndighet från ett annat land kontakta oss myndigheter via kontaktpunkten?

Myndigheter ska använda IMI-systemet (Internal Market System) för kommunikation med andra myndigheter i andra EU-länder.

Om en svensk myndighet får en fråga från en leverantör i Sverige som vill etablera sig i ett annat EU-land — vad gör myndigheten då?

Myndigheten kan då hänvisa leverantören till det aktuella landets kontaktpunkt. Information om de olika EU-ländernas kontaktpunkter finns på http://ec.europa.eu/eu-go/.

Behöver man ansluta sig till kontaktpunkten?

Ingen elektronisk anslutning kommer att krävas i den första versionen av kontaktpunkten. En manual som beskriver hur behöriga myndigheter ska använda kontaktpunkten skickades ut i december 2009. Manualen finns att ladda ner på Tillväxtverkets hemsida om kontaktpunkten.

Innehållsansvarig: Gabriella Lundin